หากคุณเป็นเจ้าของกิจการ หรือ เจ้าหน้าที่ IT ที่กำลังจะติดตั้งหรือเปลี่ยนระบบตู้สาขาโทรศัพท์ (PABX) ใหม่ เราได้รวบรวมคำถามสำคัญที่จะช่วยให้คุณเลือกโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด คำถามเหล่านี้จะช่วยให้เราเข้าใจความต้องการขององค์กรได้อย่างรอบด้าน และใช้เป็นข้อมูลในการสอบถามผู้ขายได้อย่างตรงจุด
1. ข้อมูลพื้นฐานขององค์กร
- จำนวนผู้ใช้งานปัจจุบันและอนาคต: มีพนักงานที่ต้องใช้โทรศัพท์กี่คน? และในอีก 3-5 ปีข้างหน้า มีแผนจะเพิ่มจำนวนพนักงานอีกเท่าไหร่?
- โครงสร้างองค์กร: มีกี่สาขา? แต่ละสาขามีจำนวนพนักงานเท่าไหร่? มีการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) หรือไม่?
- ระบบตู้สาขาโทรศัพท์ปัจจุบัน: ใช้ระบบอะไรอยู่? (เช่น Analog, Digital, IP-PBX) และมีปัญหาอะไรที่ต้องการแก้ไขบ้าง?
2. ความต้องการและฟังก์ชันการใช้งานตู้สาขาโทรศัพท์
- การใช้งานภายใน: ต้องการให้พนักงานโทรหากันเองได้ฟรีหรือไม่? มีการโทรข้ามระหว่างสาขาหรือไม่?
- การใช้งานภายนอก: ต้องการกี่คู่สายสำหรับโทรออก/รับสายภายนอก? ปัจจุบันมีคู่สายอยู่แล้วหรือไม่ เป็นชนิดใด และจำนวนกี่คู่สาย?
- ฟังก์ชันเสริมที่จำเป็น:
- IVR (Interactive Voice Response): ต้องการให้มีระบบตอบรับอัตโนมัติกดเพื่อติดต่อแผนกต่างๆ หรือไม่?
- Call Recording: ต้องการบันทึกเสียงสนทนาเพื่อใช้ในการตรวจสอบคุณภาพหรือเก็บหลักฐานหรือไม่?
- Conference Call: ต้องการฟังก์ชันการประชุมทางโทรศัพท์พร้อมกันหลายๆ สายหรือไม่?
- Call Center Features: ต้องการฟังก์ชันสำหรับ Call Center เช่น การจัดคิวสาย (ACD) หรือรายงานการโทร (Report) หรือไม่?
- Mobile Extension: ต้องการให้พนักงานสามารถใช้โทรศัพท์มือถือเป็นเบอร์ต่อภายในได้หรือไม่?
- Mobile Application: ต้องการมี Application ที่สามารถติดตั้งบนโทรศัพท์มือถือ หรือคอมพิวเตอร์พกพา เพื่อการใช้งานที่คล่องตัวได้จากภายนอกหรือไม่?
3. ด้านเทคนิคและการติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์
- ประเภทของระบบ: ต้องการระบบแบบ On-premise (ติดตั้งที่สำนักงาน) หรือ Cloud-based (เช่าใช้บริการบนคลาวด์)?
- การเชื่อมต่อ:
- มีสายโทรศัพท์แบบดั้งเดิม (PSTN) หรือต้องการใช้คู่สายแบบ IP (SIP Trunk)?
- มีระบบเครือข่ายภายใน (LAN) ที่รองรับการใช้งานโทรศัพท์ผ่าน IP (VoIP) หรือไม่?
- การสำรองระบบ: มีแผนการสำรองข้อมูลหรือระบบเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินอย่างไร?
4. งบประมาณและการดูแลรักษา
- งบประมาณ: มีงบประมาณสำหรับซื้อระบบและติดตั้งเท่าไหร่?
- ค่าใช้จ่ายรายเดือน: มีค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับการเช่าใช้บริการหรือค่าบำรุงรักษาหรือไม่?
- การดูแลรักษา: ใครจะรับผิดชอบการดูแลระบบ? (ทีม IT ภายใน, ผู้ขาย, หรือ outsource) และมีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเท่าไหร่?
การรวบรวมคำตอบจากคำถามเหล่านี้จะช่วยให้เราสามารถเปรียบเทียบข้อเสนอจากผู้ขายแต่ละรายได้อย่างเป็นระบบ และมั่นใจว่าระบบใหม่ที่เลือกมานั้นจะตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างแท้จริง
คำถามเพิ่มเติม:
เมื่อได้ข้อมูลภายในครบถ้วนแล้ว ควรพิจารณาโซลูชั่นทางเลือกต่างๆ ด้วยปัจจัยดังนี้
- ข้อกำหนดทางเทคนิค (Technical Specifications): ขอรายละเอียดทางเทคนิคของอุปกรณ์ที่เสนอมา
- ความเข้ากันได้ (Compatibility): ระบบที่นำเสนอสามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่เรามีอยู่ได้หรือไม่?
- การรับประกันและบริการหลังการขาย: ระยะเวลาการรับประกันและขอบเขตการให้บริการหลังการขายเป็นอย่างไร?
- ระยะเวลาการติดตั้ง: การติดตั้งใช้ระยะเวลาประมาณเท่าไหร่?
- ตัวอย่างลูกค้า และประสบการณ์การให้บริการ: มีลูกค้าองค์กรใดที่เคยติดตั้งระบบลักษณะนี้บ้าง? สามารถขอข้อมูลอ้างอิงได้หรือไม่?